Como organizar recibos

Como organizar recibos

fonte: financialsoft.about.com

Recibos de diversas formas e tamanhos “aparecem” nos nossos bolsos e bolsas todos os dias e, se não soubermos o que fazer com cada um, eles começam a se espalhar como vírus pelas mesas, armários e prateleiras da casa. Muitas pessoas têm pilhas desses pedaços de papel e nenhuma ideia de como devem ser organizados. As dicas abaixo irão ajudar a lidar com todos eles:

– Em um bloco de notas, faça uma lista das categorias e subcategorias para os seus recibos. Sugestões para as categorias podem ser facilmente encontradas na Internet.

– Compre pastas de arquivo para cada categoria principal. Escreva na guia ou etiqueta da pasta o nome da categoria principal.

– Na parte frontal da pasta, escreva as subcategorias que ficarão ali. Organize tudo em ordem alfabética, é muito mais fácil de achar.

– Comece pelo topo da sua pilha de recibos e manuseie cada papel apenas uma vez. O trabalho irá durar menos tempo do que imagina se seguir esta regra.

– Veja primeiro a data e remova todos aqueles que não forem do ano em curso. Você deve usar um conjunto diferente de arquivos para cada ano.

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– Determine a categoria ou subcategoria mais adequada para cada recibo e coloque-o na pasta correspondente.

– Se descobrir novas categorias, adicione novas pastas. E, caso tenha novas subcategorias, escreva-as na frente da pasta correspondente.

– Se o recibo for muito pequeno ou quase ilegível, cole-o ou grampeie-o em uma folha de papel e escreva as informações mais relevantes na própria folha: data, categoria, a finalidade da despesa, a localização etc.

– Organize os recibos pelo mês, de janeiro até dezembro. Isso irá facilitar a sua procura no meio de tantos papéis.

– Guarde seu novo sistema de pastas em uma caixa de arquivo portátil. Ele pode ser armazenado de forma segura e também levado para a mesa quando estiver trabalhando nas suas finanças pessoais.

– No final do ano fiscal, pegue todas as pastas categorizadas, coloque em uma folha de papel pardo e enrole como um presente. Escreva na parte externa da embalagem o ano e o que contém dentro. Outra opção é guardar em caixas-arquivo de papelão ou plástico. Inicie uma nova pasta para o ano seguinte.

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– Mantenha todos os seus recibos e garantias de bens duráveis como TVs e computadores guardados em uma pasta separada, só para isso. Assim, se precisar consertar ou revender algum dos bens mais tarde, saberá onde encontrar sua documentação.

– Recibos também podem ser organizados digitalmente: digitalize-os e armazene-os em seu computador pessoal. Faça várias pastas seguindo o mesmo sistema de organização das pastas físicas. Vai dar mais trabalho para digitalizar tudo, mas, por outro lado, não ocupa espaço como os papéis!

– Você pode ficar sem espaço disponível em casa se guardar todos os recibos que possui. Saber o tempo necessário para se guardar cada documento e quais serão necessários para fazer o imposto de renda ajuda a não acumular tanto papel. A maioria desses documentos deve ser guardada até 5 anos, mas confira na Internet o tempo exato para cada um.

Aproveite um domingo chuvoso para colocar a papelada em ordem e nunca mais verá tanto papel espalhado pela casa! Boa sorte!

Como organizar recibosAutora: Daniella Marcolini – Colunista do Espaço Mulher

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